I en tid med teksting og onlinemeddelelser, virker telefonkommunikation til tider som om den går ved vejen. Telefonkommunikation kan være afslappet, mellem venner eller en mere formel del af forretningen. Effektiv telefonkommunikation begynder, inden du selv afhenter telefonen. Tænker over, hvilken besked du har brug for eller ønsker at formidle, hvordan du foreslår at få dine oplysninger på tværs, og hvordan man lytter godt, er alle en del af effektiv telefonkommunikation.
Find noget roligt
Kommunikation over telefonen er meget mere effektiv, når begge parter kan høre hinanden klart uden baggrundsstøj. Planlæg at foretage dit opkald, uanset om det er til arbejde eller bare for at komme i kontakt med en gammel ven, på et tidspunkt, hvor du ikke skal deltage i andre aktiviteter. Hvis du tager et indgående opkald, skal du prøve at finde et roligt sted i dit hjem, hvor din opkalder ikke konkurrerer med resten af din familie. Blaring lyde, såsom fjernsyn, vejtrafik og trængende børn, kan forstyrre både dine lytte- og kommunikationsevner, hvilket gør det vanskeligere for dig at foretage forretningen med dit telefonopkald.
Vælg dine ord
Dit sprog spiller en stor rolle i udviklingen af effektive telefonkommunikationsfærdigheder. At være høflig forventes altid, når du taler i telefon, men at tænke på dine ord, før du foretager dit opkald, kan hjælpe dig med at gøre dit punkt klart, samt give personen på den anden ende af linjen et godt indtryk. Udskrivning af et script af de vigtigste punkter, du vil dække, udover navnene på de personer, du skal tale med, kan hjælpe dig med at holde dig på rette spor, ifølge staten Idaho Department of Labor. Prøv at bruge neutralt sprog til at blødgøre negative svar, så den person til hvem du taler vil fortsætte med at lytte. South Carolina Division of State Information Technology tilbyder sætninger som "Jeg foreslår" eller "Jeg anbefaler" i stedet for "du skal" eller "du skal". Ofte, når en opkalder ikke hører hvad han ønsker eller forventer at høre på linjen, holder han op med at lytte, og din kommunikation har effektivt stoppet.
Kjole delen
Du kan måske finde ud af, at du kommunikerer bedre i telefonen, når du sidder lige op, klædt i tøj, der er passende for opgaven ved hånden og ellers udfører dig selv på en professionel måde. Tale, mens det spredes ud på sofaen, kan dæmpe din stemme og gøre hørelsen vanskelig for den person, du taler med. Hvis du bruger telefonen til professionelle formål, skal du øve at svare på spørgsmål ved hjælp af enten en partner eller en båndoptager, for at få feedback om din tone, samt dit talevolumen.
Lyt fuldt ud
Kommunikation betyder at lytte, samt at tale. Lyt opmærksomt uden at afbryde din telefonsvarer. Godkendelse af en kommentar fra tid til anden, så din opkalder ved, at du lytter og ikke har justeret hende ud. Men kommentér ikke så ofte, at det tilsyneladende bare er at forkaste de samme sætninger - "Jeg ser", "rigtigt", "OK" er et par eksempler - uden at virkelig lytte. Har en notesblok og pen klar, så du kan skrive ned relevant information og gentage den til den anden person, hvis en af jer har brug for afklaring.
